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Cómo evitar el desastre en su primer proyecto de BPM “Business Process Management”

Iniciar un proyecto BPM es todo un reto en el cual se deben tener en cuenta múltiples factores para no fracasar en el intento, a continuación comparto con ustedes tips a tener en cuenta cuando se está

iniciando un proyecto de este tipo:

Tómese el tiempo para aprender y planear bien su primer BPM

  • Siempre hay una gran presión dentro de las empresas para «hacer» como sea e iniciar a resolver los problemas de los procesos lo más pronto posible.
  • Algunas organizaciones tienen procesos que están que «queman» por los problemas que tienen.
  • Algunas tiene presiones de las casas matrices para atacar agresivamente en el menor tiempo posible las mejoras radicales de sus procesos.
  • BPM y SOA claramente pueden ayudar a resolver el problema, pero como cualquier otro tipo deiniciativa es no trivial.
  • Usted debe tomarse el tiempo y hacer el esfuerzo apropiado para planear y ejecutar su proyecto de BPM si quiere tener éxito en su implantación y mejoras radicales en los procesos que implemente.

Lo que debe tener claro para cada proyecto de BPM

Escoger el proceso correcto – evite los incorrectos

  • Revise de cada una de las propuestas que le presenten los síntomas que le ayudarán a definir si es el proceso correcto para mejorar con BPM Y SOA
  • Altos costos en el desarrollo de las labores para ejecutar el proceso
  • Calidad de trabajo deficiente o con inconsistencias (costo tiempo calidad)

  • Inexactitud en la previsión (tiempo – costos) que se toma hacer el trabajo

  • Dificultad en establecer reportes del estado de una labor (visibilidad)
  • Satisfacción en los empleados y clientes (calidad)

  • Rehacer mucho trabajo funcional (costos)

Escoja el grupo adecuado – incluya un «analista de BPM»

  • Para poder tener éxito en su proyecto de BPM, debe conformar el grupo correcto.
  • Su grupo necesita una mezcla de analistas de negocios y de analistas de procesos más el grupo técnico de SOA y un buen Arquitecto con un entendimiento de las tecnologías de BPM.
  • Pregunte a cada proveedor sobre las recomendaciones  y habilidades requeridas de las personas para el proyecto de BPM.
  • Aplique la metodología RACI para alinear los roles y responsabilidades para lograr que el proyecto de BPM funcione

Tómese el tiempo necesario

  • Planee para una carrera de 4 X 100m, no para un sprint de 100 m o para una carrera de 400 m
    • La razón primordial de un proyecto de BPM es su propuesta de valor operacional, es la habilidad de hacer un proceso de negocio con menos esfuerzo y más calidad.
    • Las compañías esperan tres beneficios de un BPM:
      • Eficiencia, efectividad, agilidad
  • Es muy importante entender que usted no puede planear para entregar esos tres beneficios en una misma fase del proyecto
  • Asegúrese que la alta gerencia esté involucrada  – todo el tiempo que requiera
  • Después de su primer proyecto exitoso, usted debe construir los fundamentos para un programa de BPM transversal a la organización para lo cual debe priorizar y gobernar  múltiples proyectos de forma concurrente  y alinearlos con los propósitos y estrategias corporativas

Escoja el proyecto correcto – evite los incorrectos

  • Revise de cada una de las propuestas que le presenten los síntomas que le ayudarán a definir si es el proceso correcto para mejorar con BPM Y SOA
  • Altos costos en el desarrollo de las labores para ejecutar el proceso
  • Calidad de trabajo deficiente o con inconsistencias (costo tiempo calidad)
  • Inexactitud en la previsión (tiempo – costos) que se toma hacer el trabajo
  • Dificultad en establecer reportes del estado de una labor (visibilidad)
  • Satisfacción en los empleados y clientes (calidad)
  • Rehacer mucho trabajo funcional (costos)

Sea cuidadoso

  • Usted puede apalancarse en la mejor tecnología de BPM y SOA
  • Usted puede tener los mejores recursos humanos y haberles desarrollado las mejores habilidades en BPM y SOA
  • Pero si usted escoge el proceso incorrecto como su primer BPM usted incrementará de una manera alta el riesgo de fallar

Evite procesos con las siguientes características:

  • Un proceso completamente desconocido
  • Si usted escoge un proceso de un área de negocio que no es bien entendida, que no le entregue valor al negocio esto se volverá un reto.
  • Esto no quiere decir que todo debe estar perfectamente definido antes de iniciar el proyecto de BPM lo que quiere decir es que deben estar claros los objetivos de mejoramiento del proceso,  muchas de las actividades deben ser entendidas y los dueños del  proceso de negocio identificados.

Convocar el grupo correcto – incluya el analista de negocios :

  • Para poder tener éxito en su proyecto de BPM, debe conformar el grupo correcto.
  • Su grupo necesita una mezcla de analistas de negocios y de analistas de procesos más el grupo técnico de Soa y un buen Arquitecto con un entendimiento de las tecnologías de BPM.
  • Pregunte a cada proveedor sobre las recomendaciones  y habilidades requeridas de las personas para el proyecto de BPM.
  • Aplique la metodología RACI para alinear los roles y responsabilidades para lograr que el proyecto de BPM funcione

Recomendaciones claves:

  • Los analistas de negocio deben apoyar a los analistas de procesos en la etapa de análisis y definición de requerimientos
  • Revise los requerimientos y especificaciones por parte del arquitecto de tecnología de BPM
  • Tenga consultores de BPM para el diseño, implementación, pruebas y puesta en operación
  • Consultores técnicos que definan la arquitectura adecuada para la solución. Y que definan la infraestructura y modelo de integración
  • Los gerentes del programa de BPM usualmente pertenecen al proveedor de la herramienta de BPM y son los responsables  por guiar el esfuerzo de la implementación hacia el éxito del proyecto
  • El dueño del procesos debe ser empoderado de manera rápida y antes del inicio del proyecto, debe ser quien toma las decisiones acerca de las entregas, alcance y presupuesto del proyecto
  • Usted debe tener personas entrenadas en BPM, antes del inicio del proyecto y deben cubrir  y desarrollar habilidades en la metodología de desarrollo de un proyecto de BPM,  en el uso del software para implementar el BPM

No solo se trata de tener expertos en el conocimiento del negocio sino que sean hábiles en proponer mejoras claves al proceso:

  • Hay personas en el negocio que hacen un gran  trabajo día a día y probablemente entienden el proceso mejor que nadie en la organización, pero serán las personas adecuadas  para descomponer el  proceso, mejorar el alcance del proceso y optimizar el proceso antes de definir la implementación inicial?

Tienen que tener pasión por el cambio, por hacer mejoramiento continuo y la capacidad de arquitectar la solución.

No tan técnica

  • Usted necesita un gran solucionador de problemas que entienda los requerimientos y que pueda articular una visión clara de la solución.
  • Necesita que entienda las métricas del proceso de negocio, los indicadores de desempeño (KPIs) y los niveles de acuerdo de servicio SLAs.
  • La gente técnica pueden construir grandes cosas pero normalmente no son los indicados para entregar valor e impacto en el mejoramiento del proceso

Involucre el analista de BPM desde el inicio del proyecto

  • Debe estar desde la fase de entendimiento y diseño del proceso.
  • Debe asegurar que tiene un papel crucial para que el proceso que se vaya a implementar genere valor para la organización
  • Debe asegurar que el proyecto de BPM en su implementación no se desvíe y cumpla  propósitos, objetivos y estrategias planteadas en su concepción.

Ofir Borja Castaño

Business Process Specialist

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